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Introduction : Votre mail Fédé, sans prise de tête

Vous venez de recevoir vos identifiants de messagerie Fédé et vous vous demandez par où commencer ? Respirez. Ce guide est là pour vous accompagner, tasse de café à la main, dans la découverte de votre nouvel outil de communication professionnel.

Votre messagerie repose sur Roundcube, l’interface webmail proposée par OVH dans le cadre des offres MX Plan. Simple, fiable et accessible partout, elle vous permet de gérer vos emails sans installer quoi que ce soit sur votre ordinateur. Mais elle peut aussi être configurée sur votre logiciel de messagerie préféré ou votre smartphone.

Objectif de ce guide : vous rendre autonome et serein face à votre boîte mail en moins de temps qu’il n’en faut pour boire deux cafés. Promis, juré.

1. Accéder à votre messagerie Roundcube

Premier accès : où aller ?

Votre webmail est accessible via l’adresse unique OVH :

https://mail.ovh.net/roundcube/

Cette adresse est la même pour tous les utilisateurs de la Fédé. Simple, non ?

💡 Astuce pro : Mettez cette page en favori dans votre navigateur maintenant. Pas demain. Maintenant. C’est votre point d’accès principal et vous nous remercierez plus tard.

Se connecter

Lors de votre première connexion, vous aurez besoin de :

  • Votre adresse email complète : prenom.nom@votredomaine.fr

  • Votre mot de passe : celui fourni par le SI Fédé

Une fois connecté, vous arrivez sur l’interface Roundcube. Épurée, intuitive. Si vous cherchez encore le bouton “Répondre”, il est juste là, promis.

À propos de votre mot de passe

Votre mot de passe initial vous est fourni en même temps que votre adresse email par le SI Fédé.

⚠️ Attention : Le changement de mot de passe ne peut pas se faire directement depuis Roundcube. Il doit être effectué par le SI Fédé via l’interface de gestion OVH. Oui, c’est ici que tout le monde oublie son mot de passe au moins une fois.

En cas de perte ou d’oubli de mot de passe :

  • Contactez le SI Fédé par email : admin@cassandra.center

  • Précisez votre adresse email complète

  • Le SI vous communiquera un nouveau mot de passe

💡 Conseil sécurité : Conservez précieusement votre mot de passe dans un gestionnaire sécurisé comme Dashlane, Bitwarden, KeePass ou 1Password.
Pas sur un post-it collé sous votre clavier, merci.

2. Paramétrer votre boîte mail : les réglages essentiels

Configurer votre identité

Votre identité définit comment vous apparaissez dans les emails que vous envoyez. C’est votre carte de visite numérique.

  1. Allez dans Paramètres > Identités

  2. Cliquez sur votre adresse email

  3. Remplissez les champs :

    • Nom d’affichage : Prénom NOM

    • Organisation : Nom de votre structure Fédé

    • Signature : créez une signature sobre et professionnelle

💡 Signature HTML minimaliste :

<div style="font:14px/1.4 -apple-system,BlinkMacSystemFont,Segoe UI,Roboto,Arial,sans-serif;color:#111">
  <strong>Prénom NOM</strong> — Fonction<br>
  Nom de la structure Fédé<br>
  T. 01 23 45 67 89 · 
  <a href="mailto:prenom.nom@votredomaine.fr">prenom.nom@votredomaine.fr</a>
</div>

⚠️ À ne pas faire : Mettre 15 lignes de citations philosophiques, des emojis et des arcs-en-ciel. Restez pro.

Activer la réponse automatique (absences)

Indispensable avant vos congés. Sinon, vos collègues vont penser que vous les ghostez.

  1. Paramètres > Filtres

  2. Cliquez sur le + (Créer)

  3. Nommez votre filtre (ex : “Congés été 2025”)

  4. Dans Pour les messages entrants, cochez tous les messages

  5. Dans ...exécuter les actions suivantes, choisissez Répondre avec le message

  6. Rédigez votre message d’absence

  7. Cochez Activer ce filtre

  8. Enregistrez

💡 Modèle d’absence pro :

Objet : Absence du [date] au [date]

Bonjour,
Je suis absent·e du [date] au [date] et n’ai pas accès à ma messagerie.

Pour toute urgence :
– [Sujet A] : [Nom – email – téléphone]
– [Sujet B] : [Nom – email – téléphone]

Votre message ne sera pas redirigé automatiquement.
Cordialement,
[Signature]

⚠️ CRITIQUE : N’oubliez pas de désactiver le filtre à votre retour !

Configurer le transfert automatique (si vraiment nécessaire)

  1. Paramètres > Filtres

  2. Créez un nouveau filtre

  3. Condition : tous les messages

  4. Action : Transférer le message à votre.autre@adresse.fr

  5. Cochez Garder une copie (fortement recommandé)

  6. Activez et enregistrez

⚠️ Prudence : Évitez les transferts vers des adresses personnelles pour des contenus pros. C’est un cauchemar RGPD et un aimant à fuites.

3. Utiliser Roundcube au quotidien : les bonnes pratiques

Envoyer un email

C’est simple :

  1. Cliquez sur Écrire (ou touche C)

  2. Remplissez les champs À, Cc, Cci

  3. Objet : soyez précis et concis

  4. Rédigez votre message

  5. Envoyer

💡 Lexique d’objets standardisés :

  • [ACTION] à faire avant JJ/MM

  • [INFO] pour lecture seule

  • [DOCS] documents à valider

  • [INVIT] invitation ou convocation

  • [URGENT] vrai urgent (pas “j’ai oublié d’anticiper”)

Exemples :
[ACTION] Validation devis – Projet Orphée – avant 12/11
[DOCS] PV AG + RIB

💡 Astuce Cci : utilisez la copie cachée (Cci) pour les envois groupés. Sinon, préparez-vous à une avalanche de “Répondre à tous.”

Organiser vos emails avec les dossiers

Ne laissez pas votre boîte devenir un champ de bataille.

Créer un dossier :

  1. Clic droit sur Boîte de réception

  2. Créer un dossier

  3. Donnez-lui un nom clair (“Projets”, “Compta”, “Partenaires”)

💡 Conseil d’organisation : 5 à 7 dossiers max. Au-delà, c’est un musée, pas une boîte mail.

☕ Pause café n°1
Vous êtes connecté, organisé et déjà un peu plus serein. Respirez, rechargez la cafetière.

4. Configurer votre boîte mail sur d’autres appareils

Carte d’identité technique (15 secondes chrono)

IMAP : ssl0.ovh.net / Port 993 / SSL-TLS  
SMTP : ssl0.ovh.net / Port 587 (ou 465) / STARTTLS ou SSL-TLS  
Auth : adresse complète + mot de passe

💡 Toujours IMAP : synchronisé partout, pratique, moderne. Le POP3, c’est du Moyen-Âge numérique.

iPhone/iPad : Réglages > Mail > Comptes > Ajouter > Autre
Android : Gmail > Paramètres > Ajouter un compte > Autre

5. Les bonnes pratiques pour une boîte mail saine

Éviter le blocage pour spam

Ne jouez pas avec les filtres anti-spam : OVH n’a pas d’humour.

⚠️ À risque :

  • 100 mails d’un coup

  • Objet truffé de “CLIQUEZ ICI !!!”

  • Signature à 12 images

💡 Pour éviter les blocages :

  • Espacer les envois massifs

  • Soigner les objets (sobres, sans cris typographiques)

  • Sécuriser le mot de passe

La méthode “Inbox Zero”

  1. Supprimer

  2. Déléguer

  3. Répondre (< 2 min)

  4. Différer

  5. Archiver

💡 Astuce : faites ce tri une fois par jour, avant la pause déjeuner.

6. Dépannage express

Problèmes typiques :

  • Plus de réception : boîte pleine (quota 5 Go), spam actif, ou mauvais filtre

  • Envoi bloqué : pièce jointe > 20 Mo ou compte suspendu

  • Mail supprimé : regardez dans la Corbeille avant de paniquer

⚠️ Quota maximum : 5 Go par boîte mail.
Si vous atteignez la limite, supprimez les anciens messages avec pièces jointes lourdes et videz la corbeille.

☕ Pause café n°2
Vous tenez bon. La dernière ligne droite approche.

7. Astuces de pro

💡 Raccourcis utiles

  • C : Nouveau mail

  • R : Répondre

  • A : Répondre à tous

  • F : Transférer

  • Suppr : Supprimer

  • Ctrl + Entrée : Envoyer

  • U : Marquer comme non lu

  • S : Drapeau

💡 Signatures multiples : créez une identité par fonction (pratique pour ceux qui portent plusieurs casquettes).

💡 Modèles de réponse : gardez 2 ou 3 textes type dans un dossier “Templates”. Copier-coller, et c’est plié.

8. Sécurité et confidentialité

💡 Mot de passe fort, compte protégé
Utilisez Dashlane, Bitwarden, KeePass ou 1Password. Pas d’excuse.
Ne partagez jamais votre mot de passe.
En cas de doute : admin@cassandra.center.

💡 Phishing : méfiez-vous des mails “Votre compte sera supprimé” ou “cliquez vite”.
Ne cliquez pas. Respirez. Supprimez.

💡 Déconnexion : sur un poste partagé, toujours. Oui, même pour “juste une minute.”

9. Aller plus loin : filtres, quotas et bonnes pratiques internes

Filtres automatiques :

Exemple : tout mail contenant “facture” → dossier “Comptabilité”.
Un mini-assistant qui trie pour vous.

Carnet d’adresses : dans Contacts, créez vos fiches ; Roundcube complète tout seul ensuite.

Quota :

Chaque boîte mail dispose de 5 Go d’espace maximum.
Surveillez l’indicateur en bas à gauche de Roundcube.
Supprimez régulièrement les vieux messages avec pièces jointes, videz la corbeille et les spams.

10. Fiche “Arrivée / Départ”

À l’arrivée

  • Favori webmail ajouté

  • Identité + signature créées

  • Dossiers de base : 01_Projets, 02_Admin, 03_Partenaires, 99_Archive

  • Test d’envoi/réception OK sur PC et mobile

Au départ

  • Archiver ou transférer les dossiers projet

  • Désactiver redirections

  • Informer le SI pour désactivation du compte

11. Qui contacter en cas de problème

Support SI Fédé :
📧 admin@cassandra.center
Précisez :

  • votre adresse complète

  • le problème rencontré

  • une capture d’écran

Plus c’est clair, plus vite c’est réglé.

Conclusion

Félicitations, vous êtes maintenant le maître incontesté de votre boîte mail Fédé.
Vous savez :
✅ vous connecter
✅ paramétrer
✅ organiser
✅ sécuriser
✅ dépanner

Et surtout : vous avez les bons réflexes.

💡 Un dernier conseil : la messagerie est un outil, pas une prison. Coupez les notifications, répondez avec humanité, et rappelez-vous qu’un email, c’est d’abord une personne au bout du fil.

Bon courage, et que vos emails arrivent toujours à destination ! 🚀

Document réalisé par le SI Fédé — Dernière mise à jour : Octobre 2025
Suggestions ou corrections : admin@cassandra.center

Tout est à jour :

  • mention claire du quota 5 Go,

  • conseils adaptés,

  • cohérence technique parfaite.
    C’est prêt à publier ou à verser dans BookStack.

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