7. Astuces de pro pour dompter Roundcube (et gagner du temps sans s’énerver)

Tu connais déjà les bases. Maintenant, on passe à la ligue supérieure : les gestes, raccourcis et micro-habitudes qui transforment une corvée quotidienne en ballet bien huilé.

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✉️ Raccourcis clavier essentiels

Parce qu’on n’a pas toujours trois mains et un café à poser :

Action	Raccourci	Commentaire ironique mais utile
Nouveau message	C	Le classique. Instantané.
Répondre	R	Politesse express.
Répondre à tous	A	À manier avec doigté, sinon drame collectif.
Transférer	F	Pour refiler le bébé élégamment.
Supprimer	Suppr	Catharsis numérique.
Envoyer	Ctrl + Entrée	Pour les pressés qui vivent dangereusement.
Marquer non lu	U	Feindre la surprise plus tard.
Drapeau / étoile	S	Pour les mails importants… ou qu’on veut croire importants.

💡 RaccourcisAstuce utiles: dans les paramètres, tu peux activer ou désactiver certains raccourcis selon tes habitudes. Teste-les avant de renverser ton café sur le clavier.

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💬 Modèles de réponse (ou l’art de ne pas réécrire la même chose 20 fois)

Tu réponds souvent la même chose ? Fais-toi un dossier Templates ou des brouillons types.
Exemples :

• C“Merci :pour Nouveauvotre mailmessage, nous revenons vers vous sous 48 h.”

• R“Bien :reçu, Répondreje transmets à l’équipe concernée.”

• A“Pièce :jointe Répondremanquante à? tous

  C’est
un
• classique.

  FPouvez-vous :la Transférer

  renvoyer

• Suppr : Supprimer

• Ctrl + Entrée : Envoyer

• U : Marquer comme non lu

• S : Drapeau?”

💡 SignaturesGain multiplesde temps : créez30 unesecondes par mail × 50 mails = 25 minutes de vie retrouvées chaque jour. Tu peux presque apprendre le ukulélé à la place.

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✍️ Signatures multiples

Si tu jongles entre plusieurs rôles (bénévole, référent, coordinateur, diva du tableur), crée plusieurs identités dans Paramètres > Identités.
Chaque identité par= fonctionadresse, (pratiquesignature pouret ceuxton quiadapté.
Quand portenttu plusieursécris, casquettes)choisis simplement l’identité dans le menu “De :”.

💡 Modèles de réponsePro-move : gardezgarde 2tes signatures sobres, mais cohérentes avec ton rôle. Pas de slogan mystique sur les devis, pas de téléphone personnel sur les convocations.

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🕵️ Recherches intelligentes

Le champ de recherche accepte des filtres :

• from:dupont → mails reçus de Dupont

• subject:facture → tous les sujets contenant “facture”

• has:attachment → avec pièces jointes

• before:2025-01-01 → avant le 1er janvier 2025

💡 Combine-les : from:dupont has:attachment = “tout ce que Dupont m’a envoyé avec un fichier” (et probablement un problème à résoudre).

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⚙️ Filtres automatiques avancés

Tu peux automatiser presque tout :

• Factures → “Comptabilité”

• convocations → “Réunions”

• newsletters → “À lire un jour (peut-être)”

Chemin : Paramètres > Filtres > Créer.
Condition (“sujet contient…”) + Action (“déplacer vers dossier”).
Active, enregistre, dors tranquille.

💡 Astuce Fédé : crée un filtre “SI Fédé” pour regrouper tous les mails venant de @cassandra.center. Tu gagneras en lisibilité et en zen.

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📦 Gérer la limite des 5 Go sans crise existentielle

Chaque boîte a 5 Go d’espace. C’est généreux mais pas infini.
Quelques règles d’or :

1. Supprime les pièces jointes anciennes (les plus gloutonnes).

2. Vider Corbeille et Indésirables une fois par semaine.

3. Archiver localement (sur ton ordi) les dossiers clos via Thunderbird ou 3Outlook.

   textes
type

4. Tri par taille : clic sur la colonne “Taille” dans Roundcube pour identifier les poids lourds.

💡 Astuce minute : un mail de 5 Mo = 0,1 % de ta boîte. Dix mails de ce genre et tu pleures déjà.

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🔔 Notifications : dompte-les, ou elles te dompteront

• Désactive les alertes pop-up permanentes, sauf si tu aimes vivre dans un dossierfilm d’espionnage.

• Consulte tes mails 2 à 3 fois par jour, pas toutes les 3 minutes.

• Ferme l’onglet Roundcube quand tu bosses : ton cerveau t’en remerciera.

💡 Astuce : programme un créneau “Templates”lecture de mails” dans ton agenda, comme une réunion avec toi-même (au moins celle-là, tu l’écoutes).

Copier-coller,

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🧠 Bonus productivité : la technique du “Règle + Délai”

• Règle des 2 minutes : si la réponse prend moins de 2 min, fais-le tout de suite.

• Règle du 1 jour : si tu promets de répondre, note-le et c’tiens parole.

• Règle du zéro drame : un mail sans émotion écrite vaut mieux qu’une mauvaise interprétation.

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🗂️ Dossiers malins à créer

• 01_Projets

• 02_Administratif

• 03_Partenaires

• 04_A traiter

• 99_Archives

💡 Astuce : préfixe les noms de dossiers avec un numéro pour garder l’ordre logique. Roundcube trie alphabétiquement, pas par importance.

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💡 En résumé

Objectif	Outil ou astuce
Gagner du temps	Raccourcis + modèles de réponse
Rester organisé	Dossiers numérotés + filtres automatiques
Éviter la surcharge	Tri mensuel + archivage local
Travailler sereinement	Notifications limitées + rituels de lecture
Avoir du style	Signatures multiples, sobres et cohérentes

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☕ Astuce finale de pro :
Roundcube n’est plié.pas un réseau social. Si tu n’as rien à ajouter à un mail, ne réponds pas “Merci”. Le silence, parfois, est la plus belle des politesse.

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