7. Astuces de pro pour dompter Roundcube (et gagner du temps sans s’énerver)
Tu connais déjà les bases. Maintenant, on passe à la ligue supérieure : les gestes, raccourcis et micro-habitudes qui transforment une corvée quotidienne en ballet bien huilé.
✉️ Raccourcis clavier essentiels
Parce qu’on n’a pas toujours trois mains et un café à poser :
| Action | Raccourci | Commentaire ironique mais utile |
|---|---|---|
| Nouveau message | C | Le classique. Instantané. |
| Répondre | R | Politesse express. |
| Répondre à tous | A | À manier avec doigté, sinon drame collectif. |
| Transférer | F | Pour refiler le bébé élégamment. |
| Supprimer | Suppr | Catharsis numérique. |
| Envoyer | Ctrl + Entrée | Pour les pressés qui vivent dangereusement. |
| Marquer non lu | U | Feindre la surprise plus tard. |
| Drapeau / étoile | S | Pour les mails importants… ou qu’on veut croire importants. |
💡 Astuce : dans les paramètres, tu peux activer ou désactiver certains raccourcis selon tes habitudes. Teste-les avant de renverser ton café sur le clavier.
💬 Modèles de réponse (ou l’art de ne pas réécrire la même chose 20 fois)
Tu réponds souvent la même chose ? Fais-toi un dossier Templates ou des brouillons types.
Exemples :
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“Merci pour votre message, nous revenons vers vous sous 48 h.”
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“Bien reçu, je transmets à l’équipe concernée.”
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“Pièce jointe manquante ? C’est un classique. Pouvez-vous la renvoyer ?”
💡 Gain de temps : 30 secondes par mail × 50 mails = 25 minutes de vie retrouvées chaque jour. Tu peux presque apprendre le ukulélé à la place.
✍️ Signatures multiples
Si tu jongles entre plusieurs rôles (bénévole, référent, coordinateur, diva du tableur), crée plusieurs identités dans Paramètres > Identités.
Chaque identité = adresse, signature et ton adapté.
Quand tu écris, choisis simplement l’identité dans le menu “De :”.
💡 Pro-move : garde tes signatures sobres, mais cohérentes avec ton rôle. Pas de slogan mystique sur les devis, pas de téléphone personnel sur les convocations.
🕵️ Recherches intelligentes
Le champ de recherche accepte des filtres :
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from:dupont→ mails reçus de Dupont -
subject:facture→ tous les sujets contenant “facture” -
has:attachment→ avec pièces jointes -
before:2025-01-01→ avant le 1er janvier 2025
💡 Combine-les : from:dupont has:attachment = “tout ce que Dupont m’a envoyé avec un fichier” (et probablement un problème à résoudre).
⚙️ Filtres automatiques avancés
Tu peux automatiser presque tout :
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Factures → “Comptabilité”
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convocations → “Réunions”
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newsletters → “À lire un jour (peut-être)”
Chemin : Paramètres > Filtres > Créer.
Condition (“sujet contient…”) + Action (“déplacer vers dossier”).
Active, enregistre, dors tranquille.
💡 Astuce Fédé : crée un filtre “SI Fédé” pour regrouper tous les mails venant de @cassandra.center. Tu gagneras en lisibilité et en zen.
📦 Gérer la limite des 5 Go sans crise existentielle
Chaque boîte a 5 Go d’espace. C’est généreux mais pas infini.
Quelques règles d’or :
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Supprime les pièces jointes anciennes (les plus gloutonnes).
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Vider Corbeille et Indésirables une fois par semaine.
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Archiver localement (sur ton ordi) les dossiers clos via Thunderbird ou Outlook.
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Tri par taille : clic sur la colonne “Taille” dans Roundcube pour identifier les poids lourds.
💡 Astuce minute : un mail de 5 Mo = 0,1 % de ta boîte. Dix mails de ce genre et tu pleures déjà.
🔔 Notifications : dompte-les, ou elles te dompteront
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Désactive les alertes pop-up permanentes, sauf si tu aimes vivre dans un film d’espionnage.
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Consulte tes mails 2 à 3 fois par jour, pas toutes les 3 minutes.
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Ferme l’onglet Roundcube quand tu bosses : ton cerveau t’en remerciera.
💡 Astuce : programme un créneau “lecture de mails” dans ton agenda, comme une réunion avec toi-même (au moins celle-là, tu l’écoutes).
🧠 Bonus productivité : la technique du “Règle + Délai”
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Règle des 2 minutes : si la réponse prend moins de 2 min, fais-le tout de suite.
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Règle du 1 jour : si tu promets de répondre, note-le et tiens parole.
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Règle du zéro drame : un mail sans émotion écrite vaut mieux qu’une mauvaise interprétation.
🗂️ Dossiers malins à créer
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01_Projets -
02_Administratif -
03_Partenaires -
04_A traiter -
99_Archives
💡 Astuce : préfixe les noms de dossiers avec un numéro pour garder l’ordre logique. Roundcube trie alphabétiquement, pas par importance.
💡 En résumé
| Objectif | Outil ou astuce |
|---|---|
| Gagner du temps | Raccourcis + modèles de réponse |
| Rester organisé | Dossiers numérotés + filtres automatiques |
| Éviter la surcharge | Tri mensuel + archivage local |
| Travailler sereinement | Notifications limitées + rituels de lecture |
| Avoir du style | Signatures multiples, sobres et cohérentes |
☕ Astuce finale de pro :
Roundcube n’est pas un réseau social. Si tu n’as rien à ajouter à un mail, ne réponds pas “Merci”. Le silence, parfois, est la plus belle des politesse.