10. Fiche “Arrivée / Départ” : le guide de survie du nouvel utilisateur (et du sortant organisé)

Parce qu’une boîte mail, ça se mérite.
Que tu viennes d’arriver ou que tu t’envoles vers d’autres horizons, cette fiche te garantit une transition fluide, sans chaos numérique ni messages fantômes.

✨ À ton arrivée (Bienvenue dans la Fédé)

Le SI t’a créé une boîte mail flambant neuve. Avant de foncer écrire à tout le monde, assure-toi que tout est propre, clair et fonctionnel.

🔧 Les réglages essentiels

1. Connexion

   • Accède à : https://mail.ovh.net/roundcube/

   • Connecte-toi avec ton adresse complète et ton mot de passe fourni par le SI.

   • Ajoute cette page en favori (tu vas y revenir souvent).

2. Identité et signature

   • Paramètres > Identités > Ajoute ton nom, ta structure, et ta signature (voir modèle plus haut).

   • Garde un ton professionnel : pas de citations inspirantes ni d’arc-en-ciel multicolores (sauf si c’est ta marque de fabrique officielle).

3. Vérification technique

   • Teste l’envoi et la réception de mails (depuis et vers une adresse externe).

   • Crée les dossiers de base :

     01_Projets
     02_Administratif
     03_Partenaires
     04_A traiter
     99_Archive
     

   • Supprime les messages de test une fois que tout est validé.

   • Configure si besoin ton téléphone ou ton logiciel (IMAP + SMTP ssl0.ovh.net).

4. Signature interne Fédé (optionnelle mais recommandée)

   • Harmonise ton format pour éviter les signatures façon carnaval.

   • Exemple :

     Prénom NOM
     Fonction | Nom de la structure
     📞 01 23 45 67 89
     ✉️ prenom.nom@votredomaine.fr
     

5. Premiers gestes de bonne conduite

   • Crée un dossier SI Fédé pour y ranger toutes les communications techniques.

   • Active ton filtre “Absence” (mais vide) pour t’habituer à la fonction.

   • Prends 10 minutes pour lire ce guide. Ça te sauvera trois appels au support plus tard.

💡 Petit conseil pour briller dès le premier jour :
Ne laisse jamais ta boîte pleine de mails non lus. Le chaos numérique, c’est contagieux.

🚪 À ton départ (Parce que même les boîtes mail ont une fin)

Quand ton aventure Fédé s’achève, quelques gestes simples évitent les oublis, les pertes et les mails orphelins.

🧹 Avant de partir

1. Nettoyage express

   • Vide la corbeille et les spams.

   • Supprime les brouillons et les mails personnels (eh oui, tout finit par se lire un jour).

   • Range tes dossiers et renomme-les clairement :

     01_Projets_Clôturés
     02_Administratif_2025
     

   • Supprime les mails inutiles, surtout ceux avec pièces jointes.

2. Transmission

   • Transfère les mails ou dossiers importants à ton/ta remplaçant·e ou à ton responsable.

   • Préviens le SI si certains dossiers doivent être partagés avant la clôture.

   • Fais une courte liste des projets en cours (même trois lignes, c’est déjà héroïque).

3. Message d’absence de fin de mission

   • Active une réponse automatique claire et polie :

     Objet : Fin de mission – [Nom Prénom]
     
     Bonjour,
     Je ne fais plus partie de la structure [Nom] depuis le [date].
     Pour toute demande :
     – Contact général : contact@votredomaine.fr
     – Suivi des projets : [Nom du remplaçant – adresse mail]
     
     Cordialement,
     Prénom NOM
     

   • Laisse-le actif 2 à 4 semaines selon les besoins.

   • Le SI se charge ensuite de désactiver la boîte.

4. Coordination avec le SI Fédé

   • Préviens admin@cassandra.center au moins 48 h avant ton départ.

   • Indique la date effective et le besoin (désactivation, transfert temporaire, alias).

   • Si tu avais accès à une boîte partagée, signale-le pour mise à jour des droits.

💡 Pro-tip de départ élégant :
Ne pars pas sans dire au revoir… même aux mails.
Une boîte bien rangée, c’est ton dernier acte de professionnalisme numérique.

📋 Résumé rapide

💡 Astuce Fédé :

Si tu es manager, garde cette fiche et fais-la suivre à chaque nouvel arrivant.
Une boîte bien configurée dès le jour 1, c’est 80 % de problèmes évités le reste de l’année.