Phase 2 : La planification - Transformer le rêve en plan d'action
Le rétroplanning : ou comment éviter de pleurer sur ton câble HDMI à 3h du matin
Le rétroplanning, c'est ta carte au trésor. Tu pars de la date de l'événement et tu remontes le temps en listant toutes les étapes nécessaires. Sans lui, tu te retrouveras à commander les décors la veille pour le lendemain.
Structure type :
- J-6 mois : Concept finalisé, lieu réservé, budget établi
- J-4 mois : Programme défini, prestataires contactés, communication lancée
- J-2 mois : Confirmations des intervenants, billetterie ouverte
- J-1 mois : Logistique finalisée, plan de salle établi
- J-2 semaines : Brief des équipes, dernières confirmations
- J-3 jours : Installation, répétitions techniques
- Jour J : Respire, tu as tout prévu
Astuce anti-stress : Ajoute systématiquement 20% de marge sur tous tes délais. Les imprévus ne sont pas des "si", ce sont des "quand".
Le budget : arrête de te mentir, ça va coûter plus cher
L'argent, parlons-en. C'est le nerf de la guerre et la source principale d'angoisses nocturnes chez les organisateurs. La règle d'or : liste TOUTES les dépenses possibles, même celles qui te semblent minimes.
Postes budgétaires classiques :
- Location de lieu
- Technique (son, lumière, scène)
- Cachets des artistes/intervenants
- Communication (affiches, flyers, digital)
- Restauration (équipes, invités)
- Décoration et scénographie
- Assurances et droits SACEM
- Frais administratifs
- Cagnotte "imprévus" (minimum 10% du budget total)
Les sources de financement : Billetterie, subventions, partenariats, crowdfunding, sponsors, cotisations. Diversifie tes sources pour ne pas mettre tous tes œufs dans le même panier.
Ton équipe : ou pourquoi Wonder Woman finit aussi par craquer
Seul on va vite, ensemble on va loin. Et surtout, seul on finit en burnout trois jours avant l'événement. Identifie les compétences dont tu as besoin et entoure-toi bien.
Les rôles clés :
- Coordination générale (la tête pensante)
- Communication et promotion (les voix du projet)
- Logistique et technique (les mains dans le cambouis)
- Accueil et gestion du public (les sourires du jour J)
- Administratif et budget (les gardiens du réel)
Astuce anti-stress : Définis clairement les responsabilités de chacun dès le départ. Les "on verra qui fait quoi" sont les autoroutes vers les conflits et le chaos.