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9. Aller plus loin : devenir maître de l’art du mail (sans devenir geek)

Tu sais déjà lire, répondre et ranger tes mails. Bien.
Mais il y a une différence entre “utiliser sa boîte mail” et “la dompter comme un chef d’orchestre”.
Voici les fonctions avancées qui feront de toi le Jedi de Roundcube (et épargneront quelques migraines au SI Fédé).

⚙️ Filtres automatiques : le rangement sans effort

Les filtres, c’est la magie du quotidien.
Tu leur dis quoi faire, ils le font, même quand tu dors.
Un bon filtre bien configuré peut t’économiser des heures de tri manuel.

💡 Exemples pratiques :

  • Les mails contenant “facture” → dossier Comptabilité

  • Ceux venant de @cassandra.center → dossier SI Fédé

  • Les newsletters → dossier Lecture (qu’on n’ouvrira jamais, mais c’est psychologiquement apaisant)

Chemin d’accès :
Paramètres > Filtres > Créer

  1. Donne un nom à ton filtre (ex : “Factures” ou “Congés”).

  2. Définit la condition (ex : Sujet contient “facture”).

  3. Choisis l’action (ex : Déplacer vers Comptabilité).

  4. Coche “Activer” et valide.

💡 Astuce de pro :
Tu peux combiner plusieurs conditions :

“De contient @fournisseur.fr” ET “Sujet contient facture”
Résultat : tous tes bons fournisseurs atterrissent bien rangés dans ton dossier “Compta”.

⚠️ Piège classique : ne crée pas 45 filtres qui se marchent dessus.
Quelques règles bien pensées valent mieux qu’une armée de filtres en guerre.

🧑‍🤝‍🧑 Carnet d’adresses : ton allié silencieux

Roundcube intègre un carnet d’adresses qui t’évite de retaper 40 fois les mêmes mails.
Pour y accéder :

  1. Clique sur Contacts (icône en haut).

  2. Créer un contact.

  3. Remplis les champs utiles (nom, prénom, email, téléphone…).

  4. Enregistre.

💡 Astuce : Roundcube complète automatiquement à la frappe.
Tape les premières lettres d’un nom, et il te propose directement le bon contact.

Tu peux aussi créer des groupes de contacts :

Ex : “Équipe Compta”, “Référents Territoires”, “Bénévoles Festival”
Puis envoyer un seul mail à tout le groupe sans risquer d’en oublier un.

⚠️ Attention : un groupe, c’est pratique, mais pas une newsletter.
Ne spamme pas 50 personnes d’un coup : OVH te le fera payer (en blocage).

📦 Gestion des quotas : 5 Go, pas un octet de plus

Chaque boîte mail Fédé dispose d’un espace total de 5 Go.
Ça peut paraître confortable, jusqu’au jour où ton quota clignote en rouge et que tu te demandes qui a bien pu t’envoyer 37 pièces jointes de 15 Mo.

💡 Comment vérifier ton quota :

  • En bas à gauche de Roundcube (barre de progression).

  • Ou via Paramètres > Informations.

Pour libérer de l’espace :

  1. Vide Corbeille et Indésirables.

  2. Supprime les vieux mails avec PJ lourdes (tri par Taille).

  3. Archive localement les anciens projets via ton logiciel de messagerie (Thunderbird, Outlook).

💡 Règle d’entretien mensuel :

Si un mail a plus de 6 mois et une pièce jointe, demande-toi :
“Est-ce que je vais vraiment le rouvrir un jour ?”
La réponse est généralement “non”. Supprime.

🗂️ Archiver intelligemment

Archiver ne veut pas dire “tout garder à vie”.
Ça veut dire : “je range ce que j’ai traité, au bon endroit”.

Tu peux créer un dossier Archives_2025 et y déplacer manuellement tes mails clôturés.
Si tu utilises un client local (Thunderbird par exemple), tu peux sauvegarder ces dossiers sur ton ordinateur et vider ton quota sur le serveur.

💡 Astuce minimaliste :
Un dossier “Archive annuelle” suffit.
Un par an = 10 dossiers max = paix mentale garantie.

✉️ Alias et adresses partagées

Certaines structures disposent d’adresses génériques :
contact@votredomaine.fr, partenaires@votredomaine.fr, admin@votredomaine.fr
Ces boîtes peuvent être liées à ta boîte Fédé.

💡 Fonctionnement :

  • Tu reçois les mails envoyés à contact@... dans ta propre boîte.

  • Tu peux répondre “en tant que contact@...” sans changer de compte.

📩 Pour demander la création d’un alias ou d’une boîte partagée :
Écris à admin@cassandra.center en précisant :

  • Le nom souhaité de l’adresse,

  • Les personnes autorisées à y accéder,

  • Le type d’accès souhaité (lecture seule, envoi, gestion complète).

⚠️ Bon sens :
Un alias, c’est pratique.
Cinq alias, c’est un cauchemar administratif.

🧮 Sauvegardes et exportations

Tes mails sont hébergés sur les serveurs OVH, sauvegardés par le SI Fédé.
Mais un minimum de prudence ne fait jamais de mal.

💡 Tu peux exporter manuellement :

  1. Sélectionne un dossier.

  2. Clique sur Plus > Télécharger.

  3. Roundcube te génère un fichier .mbox lisible sur la plupart des logiciels de messagerie.

C’est utile avant une mission longue, un départ, ou simplement pour faire de la place sans perdre d’historique.

🔍 Lexique “tech” pour comprendre ce que dit le DSI (et briller en réunion)

Terme Signification claire et honnête
IMAP Le protocole moderne qui synchronise tes mails partout.
SMTP Le système qui envoie les mails (le facteur numérique).
Quota Ton espace maximum sur le serveur (5 Go).
Alias Une deuxième adresse qui redirige vers ta vraie boîte.
MX Les serveurs responsables de la réception des mails (gérés par OVH).
Spam Les mails qu’on n’a jamais demandés mais qu’on reçoit quand même.
Phishing Le mail arnaqueur qui veut ton mot de passe.
Roundcube L’interface web où tout ça se passe (et qui mérite ton respect).

💡 En résumé

Objectif Fonction avancée Résultat
Ranger sans effort Filtres automatiques Inbox zen et triée
Gérer ses contacts Carnet d’adresses & groupes Moins d’oublis, plus d’efficacité
Éviter la saturation Tri par taille, nettoyage, archivage 5 Go toujours disponibles
Simplifier les accès Alias & boîtes partagées Communication fluide
Sauvegarder proprement Export .mbox ou client local Données sécurisées

💬 Dernier conseil :
Roundcube n’est pas un jouet, mais c’est un excellent outil quand on le comprend.
Tu n’as pas besoin d’être informaticien — juste de te rappeler que chaque clic, chaque filtre et chaque dossier te fait gagner du temps, de la clarté… et un peu de sérénité.


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