Phase 3 : La logistique - Les détails qui font toute la différence
Le lieu : non, les photos Instagram ne suffisent pas
Le lieu, c'est l'écrin de ton événement. Il doit correspondre à ton concept, accueillir confortablement ton public et respecter ton budget.
Check-list du lieu idéal :
- Capacité adaptée (ni trop grand, ni trop petit)
- Accessibilité (transports, parking, PMR)
- Équipements inclus (sono, lumières, tables, chaises...)
- Disponibilité pour les montages/démontages
- Conformité aux normes de sécurité
- Coût global (location + charges + caution)
Visite toujours le lieu en personne, même si les photos sont magnifiques. La réalité réserve parfois des surprises (piliers au milieu de la scène, acoustique catastrophique, odeur de moisi...).
Gérer la partie technique
La technique, c'est ce qui transforme ton événement lambda en expérience mémorable. Son, lumières, vidéo : autant de dimensions qui subliment ton projet, mais qui peuvent virer au cauchemar sans préparation.
Les essentiels techniques :
- Fiche technique de tes intervenants/artistes (leurs besoins spécifiques)
- Plan de feu (implantation des lumières)
- Répétitions générales (idéalement 48h avant)
- Plan B pour les pannes (batterie de secours, micros de rechange...)
- Techniciens qualifiés (pas le cousin qui "s'y connaît un peu")
Astuce anti-stress : Organise une réunion technique 3 semaines avant avec tous les prestataires. Tout le monde se parle, les problèmes émergent, les solutions se trouvent. Le silence, c'est l'ennemi.
Penser l'expérience visiteur
Ton public ne se souvient pas des coulisses stressantes, mais de son expérience. Pense chaque détail de son parcours, de l'arrivée au départ.
Le parcours visiteur :
- Signalétique claire (on trouve facilement où aller)
- Accueil chaleureux (première impression = lasting impression)
- Files d'attente gérées (vestiaires, bars, toilettes)
- Zones de repos et circulation fluide
- Informations accessibles (programme, horaires, plans)
- Clôture en douceur (sortie organisée, retours facilités)